RME Sudah Digunakan, Tetapi Apakah Sudah Benar-Benar Bermanfaat?

RME Sudah Digunakan, tetapi Apakah Sudah Benar-Benar Bermanfaat?

Oleh: Devi Olivia, S.Tr.MIK., MHPM

Rumah sakit dapat memiliki sistem rekam medis elektronik yang lengkap. Komputer tersedia, aplikasi dapat dibuka, dan tenaga kesehatan diwajibkan mengisi data pasien. Namun, satu pertanyaan penting masih perlu dijawab: Apakah keberadaan rekam medis elektronik tersebut benar-benar membuat pelayanan menjadi lebih baik?

Inilah titik penting dalam transformasi digital rumah sakit. Keberhasilan Rekam Medis Elektronik (RME) tidak cukup dinilai dari ada atau tidaknya aplikasi. RME baru dapat dikatakan berhasil ketika sistem tersebut membantu tenaga kesehatan bekerja lebih efektif, menyediakan informasi yang dibutuhkan, mendukung pengambilan keputusan, memperkuat koordinasi pelayanan, dan memberikan manfaat nyata bagi rumah sakit maupun pasien. Berbagai evaluasi di lapangan menunjukkan bahwa manfaat RME tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan teknologi. Faktor manusia justru menjadi unsur paling penting dalam menentukan apakah sistem benar-benar memberikan manfaat.

Digitalisasi Bukan Sekadar Menggantikan Kertas dengan Layar

Penerapan RME telah menjadi bagian penting dalam transformasi pelayanan kesehatan. RME diharapkan dapat meningkatkan kelengkapan dokumentasi, mempercepat akses informasi, mendukung koordinasi antarprofesi, mengurangi kesalahan, dan menjaga kesinambungan pelayanan pasien. Namun, digitalisasi bukan sekadar memindahkan catatan dari kertas ke layar komputer. Sistem yang lambat, sulit digunakan, tidak terintegrasi, atau memiliki formulir yang belum sesuai kebutuhan dapat menambahkan beban kerja tenaga kesehatan. Dalam kondisi seperti itu, teknologi yang seharusnya membantu justru dapat menjadi pekerjaan tambahan.

Bayangkan seorang perawat yang harus mencatat tanda vital, kondisi pasien, tindakan keperawatan, respons pasien, dan hasil pemantauan secara rutin. Apabila menu sulit ditemukan atau proses pengisian terlalu panjang, waktu yang seharusnya digunakan untuk memberikan pelayanan dapat tersita untuk menyelesaikan dokumentasi. Sebaliknya, apabila sistem mudah digunakan dan informasi tersedia secara cepat, RME dapat menjadi catatan klinis yang hidup. Data yang dicatat oleh perawat dapat segera dilihat oleh dokter, apoteker, ahli gizi, dan tenaga kesehatan lainnya. Informasi tersebut kemudian mendukung pelayanan yang lebih terkoordinasi dan aman.

Melihat RME melalui Model HOT-Fit

Untuk menilai keberhasilan implementasi, banyak evaluasi menggunakan Model HOT-Fit, yaitu pendekatan yang menilai keberhasilan sistem informasi melalui kesesuaian antara empat komponen utama:

1.  Human: Berkaitan dengan pengguna sistem dan kepuasan pengguna.
2.  Organization: Mencakup dukungan manajemen, kebijakan, komunikasi, lingkungan kerja, dan pengaturan organisasi.
3.  Technology: Meliputi kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, kecepatan akses, serta kemudahan penggunaan.
4.  Net Benefit: Menggambarkan manfaat yang dirasakan, seperti efisiensi kerja, dukungan terhadap dokumentasi, pengambilan keputusan, koordinasi pelayanan, pengurangan kesalahan, dan peningkatan mutu layanan.

Melalui pendekatan ini, evaluasi tidak hanya menanyakan apakah aplikasinya berfungsi. Evaluasi juga melihat apakah pengguna memahami sistem, apakah organisasi memberikan dukungan, dan apakah teknologi sesuai dengan kebutuhan pelayanan.

Temuan Penting dari Lapangan

Berdasarkan survei terhadap ratusan tenaga kesehatan yang terdiri atas dokter, perawat, bidan, apoteker, ahli gizi, dan fisioterapis, ditemukan bahwa persepsi terhadap aspek manusia, organisasi, teknologi, dan manfaat bersih RME sebagian besar masih berada pada kategori sedang. Temuan ini memberikan pesan yang penting. RME tidak dipersepsikan gagal; pengguna telah merasakan manfaatnya. Namun, sistem tersebut juga belum mencapai kondisi ketika sebagian besar pengguna merasakan manfaat yang optimal. Masih terdapat ruang besar untuk perbaikan.

Ketika aspek manusia, organisasi, dan teknologi dianalisis secara bersama-sama, ketiganya mampu menjelaskan variasi kebermanfaatan RME secara signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa model evaluasi tersebut mampu menjelaskan faktor-faktor pembentuk manfaat RME di rumah sakit. Temuan yang paling kuat berasal dari aspek manusia. Faktor manusia menjadi prediktor terbesar terhadap kebermanfaatan RME. Aspek teknologi juga tetap berpengaruh secara signifikan. Sementara itu, aspek organisasi berhubungan dengan kebermanfaatan RME dalam analisis awal. Namun, ketika dianalisis bersama dengan aspek manusia dan teknologi, pengaruh langsung organisasi sering kali tidak lagi dominan secara statistik dibandingkan faktor manusia.

Manusia Menjadi Kunci Utama

Mengapa faktor manusia memiliki pengaruh paling besar? Jawabannya sederhana: teknologi hanya dapat memberikan manfaat ketika digunakan dengan benar oleh orang yang memahami fungsi dan tujuannya. Sistem yang memiliki banyak fitur belum tentu bermanfaat apabila pengguna tidak mengetahui bahwa fitur tersebut tersedia. Menu yang sebenarnya ada tetapi sulit ditemukan, dalam praktiknya sama seperti fitur yang tidak tersedia. Informasi pembaharuan yang hanya diterima oleh sebagian petugas juga tidak akan membantu pengguna pada shift yang berbeda.

Manfaat RME sangat dipengaruhi oleh kemampuan pengguna, kebiasaan penggunaan, pemahaman terhadap alur sistem, dan kepuasan saat menggunakan aplikasi. Penggunaan yang bersifat wajib memang dapat meningkatkan kepatuhan. Namun, kewajiban belum tentu menghasilkan penggunaan yang bermakna. Tenaga kesehatan mungkin tetap mengisi RME karena merupakan tuntunan pekerjaan, tetapi belum tentu merasa bahwa sistem tersebut mempercepat dan mempermudahkan pelayanan. Karena itu, pelatihan RME tidak cukup dilakukan satu kali pada awal implementasi. Pelatihan perlu diberikan secara berkala, sesuai profesi, spesifik terhadap menu yang digunakan, dan dapat menjangkau seluruh shift kerja.

Teknologi Harus Andal di Titik Pelayanan

Faktor teknologi menjadi unsur kedua yang berpengaruh terhadap kebermanfaatan RME. Temuan ini dapat dipahami karena tenaga kesehatan berhadapan langsung dengan sistem dalam kegiatan sehari-hari. Beberapa hambatan teknis yang sering dikeluhkan meliputi:
*   Akses sistem yang lambat dan gangguan saat pemeliharaan;
*   Keterbatasan komputer atau laptop;
*   Formulir yang belum lengkap;
*   Proses peresepan elektronik yang masih sulit;
*   Integrasi data farmasi, laboratorium, radiologi, dan tempat tidur yang belum konsisten;
*   Informasi pembaruan sistem yang belum diterima secara merata.

Masalah tersebut bukan hanya persoalan teknis kecil. Akses yang lambat dapat menunda dokumentasi. Data yang tidak terintegrasi dapat menyulitkan tenaga kesehatan memperoleh informasi pasien secara utuh. Keterbatasan perangkat dapat membuat beberapa pengguna harus menunggu untuk mengakses sistem. Teknologi yang baik bukan hanya teknologi yang memiliki banyak fitur. Teknologi yang baik adalah teknologi yang dapat diandalkan ketika tenaga kesehatan membutuhkannya.

Apakah Organisasi Tidak Penting?

Hasil evaluasi tidak boleh diartikan bahwa organisasi tidak penting. Dukungan organisasi tetap dibutuhkan, tetapi manfaatnya harus diwujudkan dalam tindakan yang dapat dirasakan secara langsung oleh pengguna. Dukungan manajemen tidak cukup hanya tertulis dalam kebijakan. Dukungan tersebut perlu terlihat dalam bentuk pelatihan, penyediaan perangkat, komunikasi pemeliharaan sistem, penyelesaian masalah, pengembangan fitur, dan koordinasi antarunit.

Dengan kata lain, organisasi bekerja melalui manusia dan teknologi. Organisasi membantu manusia dengan menyediakan pelatihan, pendampingan, dan komunikasi. Organisasi juga memperkuat teknologi melalui pengadaan perangkat, pemeliharaan jaringan, tata kelola, dan mekanisme pengembangan sistem. Tanpa tindakan tersebut, dukungan organisasi hanya menjadi konsep yang belum dirasakan oleh pengguna.

Langkah Strategis untuk Mengoptimalkan RME

Berdasarkan temuan tersebut, terdapat beberapa langkah yang dapat menjadi prioritas perbaikan bagi manajemen rumah sakit:

1.  Pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan menjangkau petugas seluruh shift. Rumah sakit dapat membentuk super-user atau pengguna terlatih pada setiap unit. Mereka dapat membantu rekan kerja menyelesaikan kendala sederhana tanpa harus selalu menunggu tim teknologi informasi.
2.  Perbaikan teknologi berdasarkan risiko dan frekuensi penggunaan. Perbaikan sistem perlu diprioritaskan pada fitur yang paling sering digunakan dan paling berkaitan dengan keselamatan pasien.
3.  Sistem pelaporan masalah yang transparan. Keluhan dan permintaan pengembangan fitur perlu dicatat melalui mekanisme yang dapat ditelusuri (tracking). Pengguna perlu mengetahui apakah suatu permintaan masih diajukan, sedang ditinjau, disetujui, diprogram, atau sudah diterapkan. Mekanisme ini membuat proses pengembangan lebih transparan dan mengurangi anggapan bahwa keluhan pengguna tidak ditindaklanjuti.

Dari Kematangan Digital Menuju Manfaat Digital

Sebuah rumah sakit dapat memiliki RME berbasis web, kebijakan yang lengkap, serta berbagai modul yang telah terintegrasi. Namun, rumah sakit tersebut belum tentu memperoleh manfaat digital yang optimal. Kematangan digital menunjukkan bahwa teknologi telah tersedia dan digunakan. Manfaat digital menunjukkan bahwa teknologi tersebut benar-benar membantu pelayanan. Perbedaan keduanya terletak pada pengalaman pengguna di lapangan.

Apakah sistem mudah dipahami? Apakah aksesnya stabil? Apakah perangkat tersedia? Apakah informasi dapat dilihat oleh profesi yang membutuhkan? Apakah keluhan ditindaklanjuti? Apakah pembaruan sistem disampaikan kepada semua pengguna?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut menentukan apakah RME hanya menjadi kewajiban administratif atau berkembang menjadi alat yang memperkuat mutu dan keselamatan pelayanan.